10 utilidades prácticas de tablas dinámicas en Excel

Paulo Merino 10 de Febrero de 2019

Las tablas dinámicas son una de las materias más estudiadas y solicitadas en el campo laboral profesional. El conocimiento en tablas dinámicas inicia desde lo básico y se expande hasta el conocimiento avanzado. Una tabla dinámica brinda flexibilidad a una matriz de datos e información.

Por medio del uso de tablas dinámicas pueden funcionar como motores de transformación de datos para la visualización de Dashboard. Los Paneles de Control pueden ser muy útiles para la toma de decisiones.

1- Dinamizar Tabla de Datos

Las tablas dinámicas sirven para organizar tablas y matrices de datos, pueden ayudar acomodar variables en columnas y filas.

Es dinámica por que le damos interacción a la información y le quitamos la rigidez de las bases de datos. Podemos acomodar la información y solucionar eficientemente la contabilidad de ciertos criterios de tablas.

Las tablas dinámicas calculan rápidamente y son como motores de cálculos, dependiendo de la necesidad del usuario se consiguen resultados.

Lo dinámico que pueden ser las tablas dinámicas se genera producto de su capacidad de obtener múltiples combinaciones, entre más combinaciones más llegamos a soluciones más especificas.

También puede ser considerado dinámico por que ejecuta una transformación de datos, esto basado en que a medida que la información en dichas tablas va acumulando más información las tablas dinámicas siguen capturando está información.

Las tablas dinámicas como dicho antes son motores de transformación de datos, entre más tablas dinámicas ejecutemos distintas perceptivas podremos observar, y esto potenciará nuestra decisiones y nuestras necesidades técnicas.

 

2- Diseño de Informes de datos

El diseño de Informe es una de las funciones que ayuda a mejorar la organización de las tablas dinámicas. Es muy práctico porque acomodamos la información en base a el espacio que mayor utilidad nos da.

“Por medio de las opciones de diseño de tipo: esquema, compacto y tabular, organizamos el espacio y dimensión de las tablas dinámicas”

3- Ordenar, Filtrar y Segmentar

Ordenar en tablas dinámicas es oportuno para organizar los datos. Ya que gracias a ordenar el usuario acomoda las variables en el orden que considera preferente. Como ordenar por fecha, valores, cantidades, etc.

Ordenando podemos generar ranking, podemos ordenar de mayor a menor y viceversa. Podemos ordenar en base a una categoría especifica de datos, esto es muy dinámico y muy flexible

Filtrando podemos personalizar nuestra información, y esto bajo criterios de valores o de texto. Filtrar nos proporciona direccionar la información a una corriente específica. Además, con la capacidad de hacer visible algún tipo de sensibilidad contable.

Ordenando; podemos crear ranking y organizar los datos bajo ciertos criterios. Filtrando; personalizamos bajo un criterio especifico. Segmentando; Podemos visibilizar distintas categorías en un mismo análisis de datos.

Cuando segmentamos es muy parecido a filtrar solo que a través de un segmentador. Esto les da a las tablas dinámicas una mejor interacción con las categorías que queremos visibilizar. Es un de las herramientas más importantes en las tablas dinámicas. Ya que por medio del segmentador podemos interactuar en distintas perspectivas de análisis.

4- Crear gráficos dinámicos

Los gráficos dinámicos tienen la ventaja de que incorporan todas las virtudes de las tablas dinámicas. Dan la posibilidad de darle a los datos una estética gráfica increíble. Podemos segmentarlos y hacerlo interactivos como para un Dashboard.

Para conseguir un buen resultado lo que hacemos es que los datos sé que acomoden de optima a las estructuras gráficas. Además de todas las configuraciones gráficas tanto de formato como de texto y fecha.

5- Minería de datos

El usuario puede buscar información por medio variables de valor, de fecha, cantidades, porcentuales, etc.

Buscamos la información bajo los criterios que vamos acomodando. Esto es conocido también como minería de datos.

Buscar información que están dentro de ciertos criterios muy específicos.

6- Cálculos condicionales

Los cálculos condicionales se obtienen por medio por medio de cálculos bajo una condición, variables o segmento etc.

Esto es más de lo mismo de lo que hemos ido explicando. La cual la ventaja en el caso de las tablas dinámicas es que no necesitamos aplicar formulas. Dentro de las fórmulas condicionales entre otras encontramos sumar.si, sumar.si.conjunto, contar.siconjunto, o formula de Base de datos, BDSUMA, BDPROM, BDMIN entre otras. Las tablas dinámicas nos libera de toda esa complejidad de funciones y cálculos anidados. Si sabemos usarlas podemos calcular bajo los criterios que deseemos y visibilizar esos resultados que estamos buscando.

7- Segmentar múltiples tablas dinámicas

El usuario puede segmentar múltiples tablas dinámicas de forma sincronizada, el cual pertenecen a una misma tabla o matriz. Esta herramienta ayuda al usuario a tener distintas perspectivas de la información analítica que desea visibilizar. Poder visualizar distintos análisis bajo criterios segmentados que dan una información más acabada.

8- Importar datos dinámicos

La importación de datos dinámicos es el mecanismo y función que trae datos de unas tablas dinámicas. Esto puede servir para la creación de cuadros dinámicos. Para la búsqueda de datos por medio de referencias de celda, y para la generación de indicadores.

“Importar datos dinámicos nos da la ventaja de combinar estos datos de múltiples tablas dinámicas y crear información personalizada a una estructura”

Cuando importamos datos dinámicos estamos extrayendo datos de una Tabla Dinámica. Es muy útil combinar datos de distintos orígenes podemos crear KPI, Análisis de Resultados. Tomar información de distintas tablas dinámicas y de distintas Fuentes, combinar y generar estructura de análisis de calidad.

9- Formatos condicionales en Tablas Dinámicas

Los Formatos condicionales pueden darles a las tablas dinámicas una mejor visibilidad condicional por medio de formatos de texto o de celda. Nos permite simplificar al que visualiza la información, considerar puntos críticos y optimistas. Además de usar todas las herramientas de formato condicional, como iconos, barra de datos, colores de celda, formato de texto para que mejorar la visibilidad de nuestros reportes.

10- Crear Paneles de Control interactivos

La creación de Paneles de Control en Excel es una habilidad muy avanzada de Excel. Se genera para la creación de datos técnicos para el análisis y el estudio de datos. Por medio de una estructura de datos que puede servir para la gestión y el control de una unidad administrativa, operativa o de otra cualquier otro tipo análisis técnico, basado en una fuente de datos.

Podemos llegar a esto cuando manejamos de forma correcta todo lo anterior y además manejamos otros conocimientos como los son, el uso de Power Query, Macros y Power Pivot. Además de las funciones de cálculo DAX, que nos permite trabajar las tablas dinámicas a nivel muy avanzado.
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